名前のない広報業務!?経営陣の講演、登壇、取材の準備で心がけている3つのポイント

アドベントカレンダーに今年も参加することに

こんにちは!もうすぐクリスマス!
昨年に引き続き、「広報マーケティング Advent Calendar」に参加することになりました。
広報で素晴らしい経験をされている方に私ごときが話すことあるのかとか、自信のない気持ちがふつふつ出てきてしまうのですが、去年書いた記事からご縁があってお会いした方も何人かいらっしゃってとっても嬉しかったので、こういう発信(広報の広報?)が大事だと思い直しました。

何をテーマに書こうか悩みに悩んだのですが、メディアに出すということや社会性の高いトピックを出していくという以前に、そもそも日頃の細やかな発信、みんなどうやっているんだろう。それこそ、THE黒子!という感じであまり語られない気がして、、

例えば代表への講演依頼、経営陣へのインタビュー依頼など掲載や露出が決まってからの発信に対して広報がどう関わっていくべきなのか、また多くの世の中の広報的な業務に携わる方がどうしているのか聞いてみたいという思いでじげんの場合の取り組みや気をつけていることをまとめてみることにしました。
実際気付けば結構な時間をこうした業務に割いていて、こだわると奥が深くて止まらないものなので、未だに塩梅に悩んでいます。

広報に携わる方であれば、そりゃそうでしょ、みたいな内容かもしれないですが、もし会社に広報がいなくて、どう進めたら良いか悩んでいる方がいらっしゃったら少しはご参考いただけるかもしれません。

1)概要をまとめる!事前のヒアリング精度を上げる。

3Cで考える、並びは?聴衆の関心事は?

講演の依頼、インタビューの依頼、登壇の依頼、何でもそうですが、特にじげんに来てからは、3Cで依頼内容を整理するようになりました。
3Cとはマーケティング基本用語で顧客(Customer)、競合(Competitor)、自社(Company)
を意味しますが、例えば大学の講演の依頼をいただいたら・・・?

Customer→どんな学生が何人くらい聴講するのか

これは男女比、学年の割合、学部の割合、どんなスタンスで参加しているのか(必修?自由選択?楽勝科目だから受講している?知識レベルどのくらい?など)とかなり細かい部分まで、確認します。あとは大学の立地やその大学でどんなニュースが最近あったかなど。

Competitor→並びでどんな方が登壇されているのか

私たちにはたった1回の講義ですが学生にとっては連続するコンテンツの1つということになります。どういうことを学び、刺激を受けながら今回の回に至ったのかはとても重要です。それ前聞いたよっていう話を(難しいですが)なるべくしないように、オンリーワンの発信ができるように配慮します。
取材ならそのインタビュー枠の過去のインタビュイーを調べたり質問したりします。

Company→自社でテーマに対して話せる内容
これは一番わかりやすいですが、与えられたお題に対して何が話せるのかということ。
毎年同じオファーをいただいている場合でも、新しいことで何か加えて伝えられることはないか、などを整理しておきます。

依頼者とたくさん話す。想いを汲む。

上記3Cに加えてなぜ弊社、じげんにオファーをいただいたのか、どんな思いを込めて講義を作っていて、その中で期待する役割は何なのか、どんなことを学生に届けて欲しいと考えていらっしゃるのかなどをたくさんお話するようにしています。
特に講演や登壇は代表が受ける場合ですが、自社にとって明確なメリットがあるから実施しているのではなく、主催者の思いや志に共感し、少しでも学生に良い機会をご提供できたらという願いから参加を決めていることが大半なので、その想いを深く知ることはとても大切だと思います。
きっとみなさんお忙しい中、広報がいちいちうるさいなーと思われているかもしれないですが、丁寧に対応していただいていつも感謝、感謝の気持ちでいっぱいです。
インタビューでも企画の趣旨や話して欲しいことのイメージがあっての相談であることが多いので、その想いの部分に応えられるかが毎回勝負所です!

2)地道なディスカッションの積み重ね

経営陣だからって何でもすぐに答えが浮かぶわけじゃない。ディスカッション相手になる。(なれるかどうかはさておき)

話す内容はもちろん基本的には依頼を受けた人が中心に考えていくのですが、広報も一緒にディスカッションをしながら、例えばこういうこと話すなら最近のこの事例が話せるのでは?と、話し合います。逆にこういうことを話したらこういうリスクがある、というようなことも議論します。
経営陣は考えないといけないこと、意思決定しないといけないことをを山のように抱えています。(代表の平尾はプレゼン上手ですが笑)誰もが質問にさっと答えられるわけではありません。役に立てているのかは不明ですが、自分がその取材や講演の依頼を受けるような気持ちで、一緒に立ち向かっていこうという思いで、対策を一緒に行います。

よく広報が一緒に準備しているというと、それは本人が考えたことではないのでは?と疑問を抱く人もいらっしゃいますが、広報が関わるのは伝えたいことをどう伝えるかの話であって、何を伝えるかという部分は広報がどうこうできることではないと感じます。
これはじげんだけではなくて代理店時代から色んな会社の広報に携わる中で感じていたことです。

どこかに書いてあるかもしれないけど、「アイスブレイク、要旨、具体例、ニュートピック、結び(時々宣伝)」というストーリーを作る

多分、世の中にはもっとうまいフレームがあるんだと思うのですが、特に講演の場合はわかりやすいですが、30分なら30分のストーリーを下記のフレームで編み上げていきます。こんなにこだわるんだ!というのは私もじげんにきて驚いたことの1つなのですが。

アイスブレイク

アテンションゲッティングの方が近いかもしれないですが、どういう導入で始めるのか、学生が相手ならどうやって「あ、この講義面白いのかも、ちょっと聞いてみよう」って思ってもらえるのか。
色々やってきてますが、個人的に一番面白かったのは早稲田での代表の講演で、慶應出身の平尾が様々なデータからなんでも「早慶戦」を行ったことでしょうか笑。
そのアイスブレイクからうまく本日のテーマにつなげるのは落語さながらです。

要旨
与えられたお題に対して、何をテーマに何を伝えるか、という一番根幹の部分。
これは取材も講演も登壇も全部同じで、一番伝えたい部分は最初に考えておきます。そうしないと話が散漫になって結局何が言いたかったのかわからなかった、となってしまうので。
そしてそのメッセージがなるべく並びの方々とかぶらないようにしたいとも思っています(それが難しいのですが)。

具体例
伝えたいことに対してどんな例が出せるか。なるべく数字や具体的なエピソードを交えて話せるように準備します。この辺りは広報が活躍するゾーンです。
正確な数字や出して良いエピソードを事前に社内調整しておきます。とはいえ、それを上回ることをおっしゃっていたら、場合によってはあとで訂正するしかありません。

ニュートピック
せっかく取材にご足労いただいたのなら(あるいは会場に足を運んでいただいているなら)、他では話していないことを少しでも話そう、とひねり出します。もちろん解禁前の情報は伝えられないのですが。もう引退していたら過去を振り返るだけで良いのかもしれないですが、成長し続けている会社として、話す内容がアップデートしていかなければすぐ飽きられてしまいますよね。

結び、時々宣伝
だいたい伝えたいことが整理できたら、最後にどう締めくくるかですよね。
講演なら最終スライド、登壇なら「最後に一言」、取材なら「読者に一言お願いします」などだいたいそういうのがあるので。
あとはしっかり宣伝もする!笑
採用イベントや最近のトピックスをどう流れに乗って入れ込むかを考えます。

懐かしの早慶戦スライド。盛り上げるための内容なので正確性に関しては保証できかねます。あらかじめご了承ください。

3)神は細部に宿る。スライド資料作成

余計なことをしないでトンマナを合わせる!それだけ。

よくどうやったらスライドを綺麗に作れますか?と聞かれます。
私もそんなに得意と言えるほどの技術は持っていないんですけど、2)の話す内容のストーリー作りを丁寧にしておくことができてれば、あとは「余計なことをしない!」に尽きます。

超有名なSlideshareですがみんなこれを読んだらいいと思います。色やフォント、レイアウトなどシンプルに原則に従うことがどれだけ大切かがわかります。

ページネーションやフッターなど細かいところに気配り

余計なことはしないけど、細かいところは注意します。社内ミーティング用の資料ならあれですが、社外に出すようなプレゼンテーション資料はフォントの大きさのズレがないか、ページネーションが間違っていないかなど細かく最終チェックします。
ルーラーとグリッドは必ず表示して、高さを揃えたり、インデントを活用して綺麗に見えるようにします。
「神は細部に宿る」と言いますが。ここにこだわってるかどうかで資料の質は格段に変わると思います。(時間なくてできないことがないわけではないですが。。恥)

名前のない広報業務!?

まとめてみて思ったこと。いただいたお仕事に精一杯対応する。伝えることに手を抜かない。ただ伝言ゲームする人になるのではなくて、どうやって発信する情報の価値を最大化するか。そんなことをなるべくなら大切にしていきたいと言う私個人の広報としてのスタンスです。

多くの広報さんからしたら、当たり前のことかもしれないし、逆にここまでやる必要ないでしょうって言う人もいらっしゃるかもしれません。最近「名前のない家事」が話題になってましたが、「名前のない広報業務」もたくさんあって、そういうのを広報ではない人にも伝えられたら良いなと思いました。会社によってその「名前のない」ものは色々なんだと思うんですが、こういう外部発信する内容をつくっていく上での細々としたことも、これって広報でいう何の仕事なんだろう(準備としか言えない)、履歴書に書いても伝わらないだろうなぁっていつも思います。

メディアリレーションとかイベント企画とか華やかな側面がないわけではないけれど、基本的にこれらの仕事も含めて広報の仕事って超地道、というか地味なのです。

ただ、これだけやっていれば良いわけではもちろんなくて、そしてこれらのことを広報が絶対やるべしというわけではなくて、あくまで私の場合の今のお話です。
話題を作ったり、リレーションを広げたり、ソーシャルで拡散したり、本当はこういった黒子仕事を効率よく片付けた後で、私たちにはまだやるべきことがある!と思っています。

これらの仕事にももちろんやりがいがあるし、意義のあることとしてプライドを持って取り組んでいますが、もっとワクワクする仕事、面白いことを仕掛けるような挑戦がしたい。何年続けてもやっぱり私は広報の仕事が好きだしその可能性を信じる気持ちを失うことはありません。

2018年はここに書いてあったことが全部変わってしまったくらいの飛躍ができたらと思っています。